چگونه از Gmail خود بکاپ بگیریم؟ راهنمای کامل تهیه نسخه پشتیبان از ایمیل‌ها

ایمیل‌های موجود در Gmail ممکن است حاوی اطلاعات مهمی باشند که از دست رفتن آن‌ها مشکلات زیادی ایجاد کند؛ از مکاتبات کاری و فاکتورها گرفته تا فایل‌های ارسال‌شده، اطلاعات حساب‌ها و سوابقی که شاید سال‌ها به آن‌ها نیاز نداشته باشید، اما در شرایط خاص دسترسی به آن‌ها ضروری شود. به همین دلیل، نگهداری یک نسخه جداگانه از اطلاعات Gmail می‌تواند راه خوبی برای کاهش ریسک از دست رفتن داده‌ها باشد.

گوگل امکان دریافت یک نسخه از داده‌های حساب را از طریق سرویس Google Takeout فراهم کرده است. با استفاده از این ابزار می‌توان اطلاعات Gmail را در قالب یک آرشیو دریافت و روی کامپیوتر یا یک فضای ذخیره‌سازی دیگر نگهداری کرد. این فرایند، اطلاعات را از حساب Gmail حذف نمی‌کند و صرفا یک نسخه از داده‌های انتخاب‌شده ایجاد می‌شود.

در ادامه، روش بکاپ گرفتن از Gmail، اطلاعات موجود در آرشیو و نکاتی را که باید هنگام نگهداری این نسخه در نظر بگیرید بررسی می‌کنیم.

چرا باید از Gmail بکاپ بگیریم؟

Gmail یک سرویس ابری است و ایمیل‌ها به‌صورت معمول روی زیرساخت گوگل نگهداری می‌شوند. این موضوع باعث می‌شود برای استفاده روزمره نیازی به ذخیره دستی تک‌تک پیام‌ها روی کامپیوتر نداشته باشید، اما داشتن یک نسخه مستقل همچنان می‌تواند کاربردهای خاص خود را داشته باشد.

برای مثال، ممکن است بخواهید پیش از حذف یا تغییر یک حساب، اطلاعات آن را نگهداری کنید یا قصد داشته باشید بخشی از مکاتبات خود را به یک سرویس دیگر منتقل کنید. در چنین شرایطی، داشتن یک آرشیو محلی از اطلاعات Gmail می‌تواند فرایند انتقال یا بازیابی اطلاعات را ساده‌تر کند.

تهیه نسخه پشتیبان برای حساب‌های کاری نیز اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا ایمیل‌های مربوط به قراردادها، مکاتبات مشتریان، گزارش‌ها و فایل‌های کاری ممکن است ارزش بالایی داشته باشند. البته در حساب‌های سازمانی Google Workspace، امکان دانلود اطلاعات می‌تواند به سیاست‌های مدیر سازمان وابسته باشد.

بهترین روش بکاپ گرفتن از Gmail چیست؟

برای تهیه نسخه‌ای از بخش بزرگی از اطلاعات Gmail، روش اصلی استفاده از Google Takeout است. این سرو

یس به شما اجازه می‌دهد داده‌های محصولات مختلف گوگل را انتخاب کنید و از آن‌ها یک آرشیو بسازید.

مزیت Takeout این است که برای تهیه نسخه پشتیبان از تعداد زیادی ایمیل نیازی نیست پیام‌ها را یکی‌یکی دانلود کنید. می‌توانید Gmail را به‌عنوان محصول موردنظر انتخاب کنید و داده‌های آن را در قالب یک آرشیو دریافت کنید. این آرشیو می‌تواند شامل محتوای پیام‌ها، سربرگ ایمیل‌ها، فایل‌های پیوست و اطلاعات مربوط به برچسب‌های Gmail باشد.

آموزش بکاپ گرفتن از Gmail با Google Takeout

برای شروع، وارد حساب گوگل خود شوید و به صفحه Google Takeout بروید. در این صفحه فهرستی از محصولات گوگل که اطلاعات قابل خروجی گرفتن دارند نمایش داده می‌شود.

انتخاب Gmail برای تهیه نسخه پشتیبان

در فهرست محصولات، گزینه Gmail را پیدا کنید. اگر قصد ندارید از اطلاعات سایر سرویس‌های گوگل نسخه پشتیبان بگیرید، می‌توانید انتخاب سایر محصولات را غیرفعال کنید و فقط Gmail را نگه دارید.

پس از انتخاب Gmail، گزینه مربوط به ادامه فرایند را انتخاب کنید تا وارد تنظیمات ساخت آرشیو شوید. در این مرحله گوگل مشخص می‌کند چه داده‌هایی از Gmail در خروجی قرار می‌گیرند و می‌توانید تنظیمات مربوط به آرشیو را تعیین کنید.

انتخاب روش دریافت فایل بکاپ

Google Takeout چند روش برای تحویل آرشیو در اختیار کاربر قرار می‌دهد. یکی از ساده‌ترین روش‌ها این است که لینک دانلود آرشیو به آدرس Gmail شما ارسال شود. پس از آماده شدن فایل، یک ایمیل حاوی لینک دریافت آرشیو برای شما ارسال خواهد شد.

در کنار دانلود مستقیم، گوگل امکان انتقال آرشیو به برخی سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری مانند Google Drive، Dropbox و OneDrive را نیز ارائه می‌کند. اگر حجم آرشیو زیاد باشد یا بخواهید نسخه پشتیبان را مستقیما روی فضای ابری نگهداری کنید، این گزینه‌ها می‌توانند کاربردی باشند.

انتخاب فرمت و اندازه آرشیو

در مرحله بعد، باید تنظیمات مربوط به فایل خروجی را مشخص کنید. Google Takeout آرشیو را به شکل فایل فشرده ایجاد می‌کند و می‌توان اندازه بخش‌های آرشیو را نیز مشخص کرد.

اگر حجم اطلاعات Gmail زیاد باشد، ممکن است داده‌ها در چند فایل جداگانه قرار بگیرند. در این شرایط، باید تمام بخش‌های آرشیو را دانلود و در یک محل امن نگهداری کنید.

پس از تنظیم گزینه‌ها، درخواست ساخت آرشیو را ثبت کنید. آماده شدن فایل ممکن است با توجه به حجم اطلاعات زمان ببرد و پس از تکمیل فرایند، گوگل اطلاع‌رسانی لازم را انجام می‌دهد.

بکاپ Gmail شامل چه اطلاعاتی می‌شود؟

آرشیو Gmail فقط متن ایمیل‌ها نیست. طبق راهنمای رسمی گوگل، خروجی Gmail می‌تواند شامل محتوای پیام‌ها، سربرگ‌ها، فایل‌های پیوست و اطلاعات مربوط به برچسب‌های ایمیل باشد.

اطلاعاتی مانند ایمیل‌های موجود در Inbox، پیام‌های ارسال‌شده، پیش‌نویس‌ها، ایمیل‌های آرشیوشده، پیام‌های مهم، پیام‌های موجود در Spam و Trash و برخی دسته‌بندی‌های دیگر نیز در خروجی Gmail قرار می‌گیرند. تنظیمات کاربر مانند امضاها، فیلترها، آدرس‌های مسدودشده و برخی تنظیمات ارسال و دریافت نیز می‌توانند در آرشیو وجود داشته باشند.

البته یک نکته مهم وجود دارد: Google Takeout نمی‌تواند اطلاعاتی را که قبلا از سیستم گوگل حذف شده‌اند بازیابی کند. بنابراین اگر ایمیلی پیش از تهیه آرشیو برای همیشه حذف شده باشد، نمی‌توان انتظار داشت که در فایل بکاپ قرار بگیرد.

فایل‌های بکاپ Gmail را چگونه باز کنیم؟

پس از دریافت آرشیو، ابتدا باید فایل فشرده را از حالت فشرده خارج کنید. درون آرشیو، فایل‌ها و پوشه‌هایی مربوط به داده‌های Gmail قرار دارند.

ایمیل‌ها معمولا در قالب MBOX ذخیره می‌شوند. این فرمت برای نگهداری مجموعه‌ای از پیام‌های ایمیل استفاده می‌شود و می‌توان آن را با برخی نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل دسکتاپ باز کرد.

گوگل نیز توصیه می‌کند آرشیوهای Takeout را ترجیحا روی کامپیوتر باز و بررسی کنید. درون آرشیو، فایلی با نام archive_browser.html نیز وجود دارد که اطلاعات بیشتری درباره ساختار فایل‌ها و نحوه مشاهده داده‌های خروجی ارائه می‌کند.

بنابراین نباید انتظار داشته باشید که با باز کردن فایل بکاپ، دقیقا همان محیط Gmail را روی کامپیوتر مشاهده کنید. هدف Takeout ایجاد یک نسخه قابل انتقال از داده‌هاست، نه ساخت یک کپی کامل از رابط Gmail.

آیا می‌توان فقط یک ایمیل را از Gmail دانلود کرد؟

بله. اگر هدف شما تهیه نسخه پشتیبان از یک یا چند ایمیل مشخص باشد، نیازی نیست برای هر مورد یک آرشیو کامل از حساب ایجاد کنید.

در نسخه دسکتاپ Gmail می‌توانید ایمیل موردنظر را باز کنید، منوی سه‌نقطه را انتخاب کنید و گزینه Download message را بزنید. Gmail پیام را به‌صورت فایل .eml روی کامپیوتر ذخیره می‌کند. برای باز کردن این فایل به یک نرم‌افزار مدیریت ایمیل دسکتاپ نیاز دارید.

این روش برای زمانی مناسب است که مثلا بخواهید یک قرارداد، رسید، مکاتبه مهم یا ایمیل خاص را جداگانه نگهداری کنید. برای بکاپ گرفتن از کل حساب، استفاده از Google Takeout گزینه مناسب‌تری است.

آیا فایل‌های پیوست هم در بکاپ Gmail ذخیره می‌شوند؟

بله. فایل‌های پیوست همراه با پیام‌ها در داده‌های خروجی Gmail قرار می‌گیرند. در نتیجه، اگر یک ایمیل شامل فایل PDF، تصویر، فایل Office یا نوع دیگری از پیوست باشد، اطلاعات مربوط به آن نیز در آرشیو خروجی قرار خواهد گرفت.

البته بهتر است بعد از دریافت بکاپ، چند پیام مهم و فایل پیوست آن‌ها را به‌صورت تصادفی بررسی کنید تا مطمئن شوید آرشیو به‌درستی دریافت و استخراج شده است.

چگونه از بکاپ Gmail نگهداری کنیم؟

تهیه فایل بکاپ فقط نیمی از کار است. اگر آرشیو را روی همان کامپیوتری ذخیره کنید که روزانه از آن استفاده می‌کنید، خرابی هارد، حذف تصادفی فایل یا آلودگی سیستم می‌تواند نسخه پشتیبان را نیز از بین ببرد.

بهتر است حداقل یک نسخه از آرشیو در محل دیگری نگهداری شود. برای مثال می‌توانید یک نسخه را روی هارد اکسترنال و نسخه دیگری را روی یک فضای ذخیره‌سازی ابری قرار دهید. اگر اطلاعات حساس هستند، باید دسترسی به فایل‌های بکاپ نیز محدود شود.

باید توجه داشت که فایل خروجی Gmail ممکن است شامل حجم زیادی از اطلاعات شخصی و کاری باشد. بنابراین نگهداری آن روی کامپیوتر عمومی یا فضای ابری بدون کنترل دسترسی می‌تواند ریسک امنیتی ایجاد کند. گوگل نیز هنگام استفاده از سرویس‌های ذخیره‌سازی شخص ثالث توصیه می‌کند فقط سرویس‌هایی را انتخاب کنید که به آن‌ها اعتماد دارید.

هر چند وقت یک بار از Gmail بکاپ بگیریم؟

دفعات تهیه بکاپ به اهمیت اطلاعات و میزان تغییرات حساب بستگی دارد. اگر Gmail برای مکاتبات کاری یا نگهداری اسناد مهم استفاده می‌شود، تهیه نسخه‌های پشتیبان منظم منطقی‌تر است.

نکته مهم این است که Google Takeout در حال حاضر امکان انتخاب یک بازه زمانی مشخص برای خروجی گرفتن از ایمیل‌ها را ارائه نمی‌کند. بنابراین برای بکاپ معمول Gmail باید داده‌های قابل خروجی گرفتن حساب را در قالب آرشیو دریافت کنید، نه اینکه مثلا فقط ایمیل‌های سه ماه گذشته را انتخاب کنید.

اگر حجم اطلاعات زیاد است، می‌توان آرشیوها را در چند نوبت و با تنظیم اندازه مناسب فایل خروجی تهیه کرد. این کار مدیریت فایل‌ها و انتقال آن‌ها را نیز ساده‌تر می‌کند.

اگر فایل بکاپ Gmail دانلود نشد چه کنیم؟

گاهی اوقات ایجاد یا دریافت یک آرشیو بزرگ با مشکل مواجه می‌شود. گوگل پیشنهاد می‌کند در چنین شرایطی درخواست ساخت آرشیو را دوباره ایجاد کنید یا حجم داده‌های هر آرشیو را کاهش دهید.

همچنین اگر فقط به اطلاعات Gmail نیاز دارید، بهتر است سایر محصولات گوگل را از فرایند خروجی گرفتن حذف کنید. کاهش حجم آرشیو می‌تواند فرایند ساخت و دانلود آن را ساده‌تر کند. گوگل در راهنمای خود نیز توصیه می‌کند در صورت بروز مشکل، محصولات کمتری را برای خروجی انتخاب کنید یا اندازه آرشیو را کاهش دهید.

در صورتی که آرشیو روی یک سرویس ابری ذخیره شده باشد، باید فضای کافی برای دریافت آن سرویس نیز در نظر گرفته شود.

آیا بکاپ گرفتن از Gmail باعث حذف ایمیل‌ها می‌شود؟

خیر. ساخت آرشیو از طریق Google Takeout نسخه‌ای از داده‌های حساب ایجاد می‌کند و اطلاعات موجود در Gmail را حذف نمی‌کند. ایمیل‌ها پس از تهیه نسخه پشتیبان همچنان در حساب شما باقی می‌مانند، مگر اینکه خودتان آن‌ها را حذف کنید.

به همین دلیل، می‌توان از Takeout برای ایجاد یک نسخه مستقل از اطلاعات بدون تغییر در حساب اصلی استفاده کرد.

برای حفظ ایمیل‌های Gmail، بکاپ محلی چه مزیتی دارد؟

بکاپ محلی باعث می‌شود یک نسخه از اطلاعات خارج از حساب آنلاین شما وجود داشته باشد. این موضوع در شرایطی مانند تغییر حساب، انتقال اطلاعات به یک سرویس دیگر یا نیاز به نگهداری طولانی‌مدت مکاتبات می‌تواند مفید باشد.

البته بکاپ محلی به معنی بی‌نیازی از امنیت نیست. فایل‌های خروجی Gmail می‌توانند حاوی اطلاعات خصوصی، مکاتبات و فایل‌های حساس باشند و باید مانند هر داده مهم دیگری از آن‌ها محافظت شود.

بکاپ Gmail را با یک نسخه مطمئن از اطلاعات کامل کنید

Google Takeout ساده‌ترین روش رسمی برای دریافت نسخه‌ای از داده‌های Gmail است و می‌تواند محتوای ایمیل‌ها، پیوست‌ها، برچسب‌ها و بخشی از تنظیمات حساب را در قالب یک آرشیو در اختیار شما قرار دهد. برای یک ایمیل خاص نیز می‌توان از گزینه دانلود پیام و فایل .eml استفاده کرد.

مهم‌تر از خود فرایند دانلود، نحوه نگهداری آرشیو است. یک بکاپ زمانی ارزش واقعی دارد که پس از ایجاد، در محل امنی نگهداری شود و در صورت نیاز بتوان اطلاعات موجود در آن را دوباره بازیابی یا مشاهده کرد. بنابراین اگر Gmail برای شما حاوی اطلاعات مهم کاری یا شخصی است، داشتن یک نسخه مستقل و بررسی دوره‌ای آن می‌تواند بخش مهمی از مدیریت اطلاعات دیجیتال باشد.

بکاپ Gmail؛ راهی برای حفظ مستقل اطلاعات ایمیل

بکاپ گرفتن از Gmail فقط برای زمانی نیست که احتمال حذف ایمیل‌ها وجود دارد. داشتن یک نسخه مستقل از مکاتبات و فایل‌های پیوست می‌تواند هنگام تغییر حساب، انتقال اطلاعات، نگهداری طولانی‌مدت اسناد یا بروز مشکل در دسترسی به حساب مفید باشد. برای تهیه نسخه‌ای از حجم زیادی از اطلاعات، Google Takeout روش اصلی و رسمی گوگل است و برای ذخیره یک پیام مشخص نیز می‌توان آن را به‌صورت فایل EML دانلود کرد.

در کنار تهیه بکاپ، محل نگهداری آن نیز اهمیت زیادی دارد. بهتر است فایل‌های خروجی Gmail در یک فضای امن و ترجیحا در بیش از یک محل نگهداری شوند و دسترسی به آن‌ها محدود باشد. همچنین بررسی دوره‌ای فایل‌های بکاپ کمک می‌کند مطمئن شوید نسخه ذخیره‌شده در زمان نیاز قابل استفاده خواهد بود.