نرم افزار SharePoint چیست؟ بررسی قابلیت ها، کاربردها و مزایای شیرپوینت

در بسیاری از سازمان ها، حجم زیادی از اطلاعات در قالب اسناد، فایل ها، گزارش ها و داده های کاری میان واحدهای مختلف جابه جا می‌شود. نگهداری این اطلاعات روی کامپیوترهای شخصی یا سرور فایل، به مرور مدیریت و دسترسی به داده ها را دشوار می‌کند. نرم افزار SharePoint یکی از راهکارهایی است که برای ساماندهی اطلاعات سازمانی، مدیریت اسناد و ایجاد محیط همکاری میان کارکنان طراحی شده است.

SharePoint به سازمان ها اجازه می‌دهد یک فضای متمرکز برای ذخیره و مدیریت محتوا ایجاد کنند و دسترسی کاربران به اطلاعات را بر اساس نقش و سطح دسترسی کنترل کنند. این پلتفرم علاوه بر مدیریت فایل، امکاناتی برای همکاری تیمی، ساخت سایت های سازمانی، گردش کار و یکپارچه سازی با سایر سرویس های مایکروسافت در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

SharePoint چیست؟

SharePoint یک پلتفرم مدیریت محتوا و همکاری سازمانی از مایکروسافت است که برای ذخیره سازی، سازماندهی، اشتراک گذاری و مدیریت اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. این پلتفرم می‌تواند در ساخت پورتال های داخلی سازمان، مدیریت اسناد، ایجاد سایت های تیمی و پیاده سازی فرایندهای کاری مورد استفاده قرار بگیرد.

SharePoint را نباید صرفا یک فضای ذخیره سازی فایل در نظر گرفت. ساختار این پلتفرم به سازمان ها اجازه می‌دهد اطلاعات را در قالب سایت ها، کتابخانه های اسناد، فهرست ها و صفحات مختلف سازماندهی کنند. همچنین مدیران می‌توانند سطح دسترسی کاربران و گروه ها را برای بخش های مختلف مشخص کنند.

SharePoint امروزه هم به صورت سرویس ابری در قالب SharePoint Online و هم به صورت نسخه های نصب شونده روی زیرساخت سازمان ارائه می‌شود. نسخه ابری بخشی از Microsoft 365 است و بدون نیاز به نگهداری زیرساخت سرور توسط سازمان قابل استفاده است.

SharePoint چه کاربردهایی دارد؟

مهم ترین کاربرد SharePoint، ایجاد یک محیط متمرکز برای مدیریت اطلاعات و همکاری میان اعضای سازمان است. بسته به نیاز سازمان، می‌توان از قابلیت های مختلف این پلتفرم استفاده کرد.

مدیریت و اشتراک گذاری اسناد

یکی از اصلی ترین کاربردهای SharePoint، مدیریت اسناد سازمانی است. فایل ها می‌توانند در کتابخانه های اسناد قرار بگیرند و کاربران مجاز از طریق شبکه یا اینترنت به آنها دسترسی داشته باشند.

امکاناتی مانند کنترل نسخه ها، تاریخچه تغییرات، تعیین سطح دسترسی و جستجو میان اسناد باعث می‌شوند مدیریت فایل ها ساختارمندتر از یک فایل سرور معمولی باشد. برای مثال، چند کاربر می‌توانند روی یک سند کار کنند و تغییرات انجام شده در نسخه های مختلف آن قابل پیگیری باشد.

ایجاد سایت های تیمی

SharePoint امکان ایجاد سایت های اختصاصی برای تیم ها و واحدهای سازمانی را فراهم می‌کند. هر تیم می‌تواند فضای مخصوص خود را برای نگهداری اسناد، اخبار، اطلاعات پروژه و محتوای مورد نیاز داشته باشد.

برای مثال، یک شرکت می‌تواند سایت جداگانه ای برای واحد منابع انسانی، تیم فروش یا یک پروژه مشخص ایجاد کند. دسترسی کاربران به هر سایت نیز می‌تواند بر اساس نقش آنها تنظیم شود.

ایجاد پورتال داخلی سازمان

از SharePoint می‌توان برای ساخت اینترانت یا پورتال داخلی سازمان استفاده کرد. در چنین ساختاری، کارکنان می‌توانند به اخبار داخلی، دستورالعمل ها، فرم ها، اسناد سازمانی و اطلاعات مورد نیاز خود از طریق یک محیط واحد دسترسی داشته باشند.

این قابلیت به ویژه در سازمان های بزرگ اهمیت دارد؛ زیرا اطلاعات مختلف به جای پراکنده بودن میان چند سامانه، در یک ساختار منظم در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

مدیریت گردش کار

SharePoint می‌تواند در پیاده سازی گردش کارهای سازمانی نیز مورد استفاده قرار بگیرد. برای نمونه، فرایند بررسی و تایید یک سند می‌تواند به صورت مرحله ای تعریف شود تا پس از ثبت، برای افراد مسئول ارسال شود.

با استفاده از ابزارهای مکمل مایکروسافت، از جمله Power Automate، می‌توان بسیاری از این فرایندها را خودکار کرد. به این ترتیب، انجام کارهایی مانند ارسال اعلان، درخواست تایید یا انتقال اطلاعات میان سرویس های مختلف می‌تواند بدون دخالت دستی انجام شود.

قابلیت های مهم SharePoint

SharePoint مجموعه گسترده ای از قابلیت ها را در اختیار سازمان ها قرار می‌دهد و امکانات آن فقط به ذخیره سازی فایل محدود نمی‌شود.

یکی از قابلیت های مهم این پلتفرم، سیستم مدیریت دسترسی است. مدیران می‌توانند دسترسی کاربران و گروه ها را در سطوح مختلف تنظیم کنند و مشخص کنند چه افرادی امکان مشاهده، ویرایش یا مدیریت یک محتوا را داشته باشند.

قابلیت جستجو نیز اهمیت زیادی دارد. در سازمان هایی که تعداد زیادی سند و فایل دارند، پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز بدون یک سیستم جستجوی مناسب دشوار است. SharePoint امکان جستجو در محتوای ذخیره شده و محدود کردن نتایج بر اساس معیارهای مختلف را فراهم می‌کند.

کنترل نسخه نیز به کاربران اجازه می‌دهد سابقه تغییرات یک فایل را مشاهده و در صورت نیاز به نسخه قبلی بازگردند. این ویژگی برای اسناد مهم سازمانی که توسط چند نفر ویرایش می‌شوند، کاربرد زیادی دارد.

تفاوت SharePoint و فایل سرور چیست؟

در نگاه اول ممکن است SharePoint و فایل سرور کاربرد مشابهی داشته باشند؛ زیرا هر دو برای ذخیره و دسترسی به فایل ها استفاده می‌شوند. با این حال، تفاوت اصلی در امکانات مدیریتی و همکاری آنها است.

در یک فایل سرور، معمولا فایل ها در پوشه ها و زیرپوشه ها قرار می‌گیرند و کاربران از طریق شبکه به آنها دسترسی پیدا می‌کنند. این ساختار برای ذخیره سازی ساده فایل ها مناسب است، اما امکاناتی مانند مدیریت پیشرفته محتوا، کنترل نسخه، جستجوی سازمانی و گردش کار به صورت ذاتی در آن وجود ندارد یا به ابزارهای دیگری نیاز دارد.

SharePoint ساختار پیچیده تری دارد و علاوه بر ذخیره سازی، ابزارهایی برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی ارائه می‌کند. به همین دلیل سازمان هایی که تنها به فضای ذخیره سازی نیاز دارند، لزوما به SharePoint احتیاج ندارند؛ اما برای مدیریت متمرکز اطلاعات و فرایندهای سازمانی، این پلتفرم امکانات بیشتری ارائه می‌دهد.

SharePoint Online چیست؟

SharePoint Online نسخه ابری SharePoint است که در بستر Microsoft 365 ارائه می‌شود. در این مدل، زیرساخت اصلی سرویس توسط مایکروسافت مدیریت می‌شود و سازمان برای استفاده از آن نیازی به راه اندازی و نگهداری سرورهای SharePoint در دیتاسنتر خود ندارد.

کاربران می‌توانند از طریق مرورگر به سایت ها و اسناد دسترسی داشته باشند و فایل ها نیز در محیط ابری مدیریت شوند. SharePoint Online همچنین با سرویس هایی مانند Microsoft Teams، OneDrive و سایر ابزارهای Microsoft 365 یکپارچه می‌شود.

استفاده از نسخه ابری می‌تواند مدیریت زیرساخت را ساده تر کند؛ زیرا وظایفی مانند نگهداری سخت افزار و بخشی از فرایندهای مربوط به زیرساخت بر عهده ارائه دهنده سرویس است.

SharePoint Server چیست؟

SharePoint Server نسخه ای از SharePoint است که روی زیرساخت سازمان نصب و مدیریت می‌شود. در این مدل، سازمان کنترل بیشتری روی محیط، شبکه، تنظیمات و داده های خود دارد؛ اما در مقابل باید زیرساخت لازم برای اجرای سرویس را نیز تامین و مدیریت کند.

راه اندازی SharePoint Server معمولا به دانش فنی بیشتری نسبت به استفاده از SharePoint Online نیاز دارد. سرورها، سیستم عامل، شبکه، پایگاه داده، پشتیبان گیری، امنیت و به روزرسانی ها از جمله مواردی هستند که باید در طراحی و نگهداری این محیط در نظر گرفته شوند.

انتخاب میان SharePoint Online و SharePoint Server به عواملی مانند سیاست های امنیتی سازمان، الزامات نگهداری داده، زیرساخت موجود و نوع استفاده بستگی دارد.

مزایای استفاده از SharePoint برای سازمان ها

مهم ترین مزیت SharePoint این است که ابزارهای مختلف مدیریت اطلاعات و همکاری را در یک پلتفرم در اختیار سازمان قرار می‌دهد. کاربران می‌توانند اسناد و اطلاعات کاری خود را در یک محیط متمرکز نگهداری کنند و دسترسی به آنها نیز قابل مدیریت باشد.

کنترل دسترسی، مدیریت نسخه ها، جستجوی محتوا و امکان ایجاد ساختارهای اختصاصی برای تیم ها باعث می‌شوند مدیریت اطلاعات سازمانی ساده تر شود. یکپارچگی با سرویس های مایکروسافت نیز یکی دیگر از مزایای مهم آن است و به سازمان اجازه می‌دهد SharePoint را در کنار ابزارهایی مانند Teams، OneDrive و Power Automate به کار بگیرد.

از طرف دیگر، SharePoint یک پلتفرم قابل توسعه است. سازمان ها می‌توانند متناسب با نیاز خود سایت ها، کتابخانه ها، فهرست ها و گردش کارهای مختلف ایجاد کنند و ساختار مدیریت اطلاعات را با فرایندهای کاری خود هماهنگ کنند.

آیا SharePoint برای همه سازمان ها مناسب است؟

SharePoint یک پلتفرم قدرتمند است، اما استفاده از آن برای هر سازمانی ضرورت ندارد. اگر هدف فقط ذخیره چند فایل و اشتراک گذاری آنها میان تعداد محدودی کاربر باشد، یک سرویس ذخیره سازی ابری یا فایل سرور ساده می‌تواند نیاز سازمان را برطرف کند.

در مقابل، سازمان هایی که حجم زیادی از اسناد دارند، چندین تیم به صورت همزمان روی اطلاعات کار می‌کنند یا به کنترل دسترسی، مدیریت نسخه ها، پورتال داخلی و گردش کار نیاز دارند، بیشتر از قابلیت های SharePoint بهره می‌برند.

همچنین باید پیش از پیاده سازی، ساختار اطلاعات و نیازهای سازمان به دقت بررسی شود. طراحی نادرست سایت ها، سطح دسترسی یا کتابخانه های اسناد می‌تواند باعث پیچیده شدن محیط و دشوار شدن مدیریت آن شود.

SharePoint چگونه در اکوسیستم مایکروسافت استفاده می‌شود؟

یکی از نقاط قوت SharePoint، ارتباط آن با سایر سرویس های مایکروسافت است. برای مثال، فایل ها و اسناد SharePoint می‌توانند در فرایندهای کاری Microsoft Teams مورد استفاده قرار بگیرند و کاربران می‌توانند از طریق ابزارهای مختلف Microsoft 365 با اطلاعات سازمان کار کنند.

همچنین Power Automate امکان ایجاد فرایندهای خودکار مبتنی بر اطلاعات SharePoint را فراهم می‌کند. برای مثال، می‌توان فرایندی ایجاد کرد که با اضافه شدن یک سند جدید، افراد مشخصی را مطلع کند یا فایل را برای تایید به کاربر دیگری ارسال کند.

این یکپارچگی باعث می‌شود SharePoint در بسیاری از سازمان ها به عنوان بخشی از یک اکوسیستم بزرگ تر مورد استفاده قرار بگیرد، نه یک نرم افزار مستقل برای ذخیره فایل.

چرا SharePoint همچنان برای مدیریت اطلاعات سازمانی اهمیت دارد؟

با افزایش حجم اطلاعات دیجیتال، نگهداری فایل ها و اسناد بدون یک ساختار مشخص می‌تواند به یکی از مشکلات جدی سازمان تبدیل شود. پیدا کردن نسخه صحیح یک فایل، مشخص کردن افراد دارای دسترسی و پیگیری تغییرات، همگی در صورت نبود یک سیستم مدیریت محتوا دشوارتر می‌شوند.

SharePoint با ترکیب مدیریت اسناد، همکاری تیمی، کنترل دسترسی، جستجوی اطلاعات و گردش کار، بستری یکپارچه برای مدیریت این بخش از فعالیت های سازمان فراهم می‌کند. تفاوت مهم آن با یک فضای ذخیره سازی ساده نیز دقیقا در همین موضوع است؛ SharePoint فقط محل نگهداری فایل نیست، بلکه می‌تواند بخشی از ساختار اطلاعات و فرایندهای کاری سازمان باشد.

به همین دلیل، انتخاب SharePoint زمانی منطقی تر است که سازمان علاوه بر ذخیره سازی، به مدیریت چرخه عمر اطلاعات، همکاری میان تیم ها و ایجاد فرایندهای ساختاریافته نیاز داشته باشد.